Datenschutz
Datenschutzrechtliche Information zum HISinOne STU 28.01.2025
Diese datenschutzrechtliche Information beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Einschreibemanagement mit Hilfe der Software HISinOne STU. Damit kommt die UR ihrer Informationspflicht gemäß Art. 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach.I. Name und Kontaktdaten des/der Verfahrensverantwortlichen
1. Verantwortliche im Sinne der EU-DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Universität Rostock
Gesetzlich vertreten durch die Rektorin
Prof. Dr. Elizabeth Prommer
Universitätsplatz 1
18055 Rostock Tel.: +49 (0)381 498 1000
E-Mail: rektorin@uni-rostock.de
2. Datenverarbeitende Stelle ist:
Lehrtransferzentrum
Kontakt:
Dr. Yvonne Niekrenz
Ulmenstraße 69, Haus 3
18057 Rostock
Tel.: +49 (0) 381 498 1260
E-Mail-Adresse: ltz@uni-rostock.de
II. Name und Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist Frau Dr. Katja Fröhlich.
Kontakt: Universität Rostock
Stabsstelle Datenschutz und Informationssicherheit
Konrad-Zuse-Haus, Raum 104
Albert-Einstein-Str. 22
18059 Rostock
Tel.: +49 (0) 381 498 8333
E-Mail: datenschutzbeauftragte@uni-rostock.de
III. Beschreibung und, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Die Software HISinOne – STU begleitet Schüler:innen auf ihrem Weg von der Einschreibung bis zum Ende des Juniorstudiums. Sie unterstützt den Schüler:innen-Life-Cycle durch die Funktion der Einschreibun. Es stellt Daten für Verlaufsstatistiken bereit. Hierbei stehen auch Verwaltungsfunktionalitäten für Mitarbeitende der Universität Rostock (Lehrtransferzentrum) zur Verfügung. Anbieter der Software HISinOne ist die HIS eG mit Sitz in Hannover. Die Software wird im Rechenzentrum der Universität Rostock on-premise (auf eigenen Servern) betrieben. Die Gecko GmbH mit Sitz in Rostock hat im Rahmen der unterstützenden Administration und Konfiguration als externer Dienstleister Zugriff auf das HIS-System und damit auch auf personenbezogene Informationen, die im System enthalten sind.
Im Einzelnen erheben und verarbeiten wir folgende Daten:
| Lfd. Nr | Beschreibung | Kategorie | Zweck der Verarbeitung |
|---|---|---|---|
| Inhaltsdaten | |||
| 1 |
|
Schüler:innenverwaltung |
|
| 2 |
|
Einschreibeformular | Einschreibeformular |
| Technische Daten | |||
| 3 |
|
Technische Daten, die aus der Nutzung des Systems entstehen |
|
IV. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten sind: §3a LHG M-V ; §7 LHG M-V ; §22 LHG M-V ; §44 LHG M-V; § 199a SGB V ; HStatG
V. Empfänger der Daten
Empfänger innerhalb der Universität
| Datenkategorie (Lfd. Nr. aus III.) | Interne Stelle | Zweck |
|---|---|---|
| 1-2 | Lehrtransferzentrum | Teilnehmerverwaltung |
| 1-3 | Admin HISinOne STU/BI ITMZ | Administration und Konfiguration der Systeme und Server |
Externe Empfänger
| Datenkategorie (Lfd. Nr. aus III.) | Empfänger | Zweck bzw. Tätigkeit |
|---|---|---|
| 1-2 | Schulen der jeweiligen Teilnehmer | Leistungsauskunft |
| 1-2 | Gecko mbH | Administration und Konfiguration der HIS-Systeme und Server |
VI. Dauer der Speicherung
| Lfd. Nr aus III. | Einzeldaten | Löschfrist |
|---|---|---|
| 1 |
Personendaten Anschrift Kontaktdaten Benutzerkonto (klären on Zugriff durch Studie gemeint - Zugriff oder Daten?) Sperren (gesperrte Funktionen) Zugeordnete Lehrveranstaltungen Semesterzähler Leistungsdaten Anträge |
50 Jahre 50 Jahre 50 Jahre 4 Jahre 4 Jahre 50 Jahre 50 Jahre 50 Jahre 4 Jahre |
| 2 |
Veranstaltungsteilnehmerdaten IP-Adresse |
50 Jahre 6 Jahre |
VII. Ihre Rechte als Betroffene*r
Ihnen stehen folgende Rechte gegenüber der Verantwortlichen zu:
1. das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden, Art. 15 EU-DSGVO
2. das Recht, die Berichtigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO)
3. das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-SGVO
4. das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen
5. das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO
6. das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 EU-DSGVO
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO):
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Schloss Schwerin
Telefon: +49 (0)385 59494 0
Telefax: +49 (0)385 59494 58
E-Mail: info@datenschutz-mv.de